Polityka ochrony danych osobowych

Wersja: 4 listopada 2026 r.

Wyjaśniamy, jak przetwarzamy dane w związku z kontaktem z Gildią Drukarzy, wyceną, zamówieniami, rozliczeniami i korzystaniem z formularza upload.gildiadrukarzy.pl.

1. Administrator i kontakt

Administratorem jest Michał Redelski GILDIA DRUKARZY, ul. Domagały 41a/57, 30-741 Kraków, NIP PL6793110961. W sprawach danych osobowych: kontakt@gildiadrukarzy.pl, telefon +48 732 044 312 lub korespondencyjnie na powyższy adres.

2. Jakie dane otrzymujemy i skąd

Otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie albo od kontrahenta, którego reprezentujesz lub który wskazał Cię jako osobę do kontaktu, odbioru albo rozliczenia zamówienia. Zakres może obejmować imię i nazwisko, nazwę firmy lub profil na Instagramie, stanowisko, adres e-mail, telefon, adres dostawy, dane do faktury, NIP, informacje o płatnościach, treść korespondencji i dokumentację zamówienia. Nie prosimy o PESEL ani kopię dokumentu tożsamości do zwykłego przesłania materiałów.

Przy uploadzie przetwarzamy także przesłane pliki, ich nazwy i rozmiary, uwagi do projektu, numer GD, datę i stan przesyłania oraz zapis akceptacji zasad. Obejmuje on czas, numer zlecenia, wersję i treść oświadczenia oraz język. Nie zapisujemy pełnego adresu IP jako elementu nowej akceptacji.

Usługi obsługujące połączenie i zabezpieczenia przetwarzają dane techniczne, w tym adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu. Wyłączenie IP w zapisie akceptacji nie wyłącza tego przetwarzania. W aplikacji uploadu do ograniczania nadużyć używany jest techniczny identyfikator skrótowy, a nie pełny IP przypisany do oświadczenia.

3. Cele i podstawy prawne

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do przypisania przesyłki i numeru GD do zamawiającego. Brak danych niezbędnych do kontaktu, dostawy lub rozliczenia może uniemożliwić wykonanie odpowiedniej czynności. Uwagi do projektu są opcjonalne. Akceptacja regulaminu nie jest zgodą marketingową.

4. Kto może otrzymać dane

Dane udostępniamy wyłącznie w potrzebnym zakresie osobom upoważnionym oraz podmiotom obsługującym nasze systemy, pocztę elektroniczną, księgowość i doradztwo. W zależności od zamówienia mogą je otrzymać przewoźnicy i operatorzy płatności. Podmioty działające na nasze polecenie obejmujemy właściwymi warunkami powierzenia; inni odbiorcy mogą działać jako odrębni administratorzy w granicach swoich obowiązków. Organy publiczne otrzymują dane, jeżeli wynika to z przepisów.

Domena, strona internetowa i poczta

• OVHcloud: obsługa rejestracji i utrzymania domeny. Zakres przetwarzania zależy od roli w obsłudze domeny; sama rejestracja domeny nie oznacza przechowywania u tego dostawcy wszystkich plików klientów. Informacje: polityka prywatności OVHcloud.
• Odoo: hosting i obsługa głównej strony gildiadrukarzy.pl. Odoo może przetwarzać dane techniczne odwiedzin oraz dane przekazane przez funkcje strony, w zakresie faktycznie używanych usług. Przetwarzanie danych w bazie klienta odbywa się zgodnie z warunkami usługi i powierzenia. Informacje: polityka prywatności Odoo.
• Apple, usługa iCloud Mail: obsługa firmowej poczty elektronicznej, obejmująca adresy nadawców i odbiorców, treść korespondencji, załączniki i dane techniczne niezbędne do dostarczenia wiadomości. Apple Mail jest aplikacją używaną do korzystania ze skrzynki. Informacje o przetwarzaniu przez Apple: zasady ochrony prywatności Apple. Korzystanie z poczty nie nadaje dostawcy prawa do publicznego udostępniania korespondencji klientów.

Fakturownia.pl

Administrator korzysta z internetowego programu do wystawiania faktur Fakturownia.pl. Dane osobowe kontrahentów administratora i innych osób wskazanych na fakturach przetwarza w jego imieniu podmiot przetwarzający: Fakturownia sp. z o.o., ul. Juliana Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa, KRS 0000572426, NIP 5213704420.

Dotyczy to danych wprowadzonych do programu w celu prowadzenia ewidencji klientów, fakturowania, obsługi rozliczeń i statusów płatności oraz przechowywania dokumentów rozliczeniowych, np. imienia i nazwiska, firmy, adresu, NIP oraz danych transakcji i kontaktu, jeśli są potrzebne. Korzystanie z programu do faktur nie oznacza automatycznego przekazywania do niego przesłanych plików do druku. Zasady opisuje regulamin powierzenia Fakturowni. Fakturownia przetwarza ponadto dane dotyczące własnej usługi jako administrator w zakresie opisanym w jej polityce prywatności.

Faktury objęte Krajowym Systemem e-Faktur są przekazywane do KSeF; dane w tym systemie przetwarza Szef Krajowej Administracji Skarbowej jako odrębny administrator, na zasadach wynikających z przepisów.

Ochrona formularza uploadu

Korzystamy z Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, w zakresie obsługi i ochrony połączeń oraz mechanizmu Turnstile przeciw automatycznym nadużyciom. Cloudflare może przetwarzać dane połączenia i urządzenia. Dla części przetwarzania związanego z Turnstile, w tym ulepszania jego wykrywania zagrożeń, działa jako odrębny administrator. Szczegóły zawierają polityka prywatności Cloudflare i dodatek dotyczący Turnstile.

5. Przetwarzanie poza EOG

Korzystanie z usług dostawców międzynarodowych może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Dotyczy to także potencjalnego dostępu w ramach międzynarodowej obsługi Odoo i Apple, zgodnie z ich warunkami i właściwymi mechanizmami ochrony transferów opisanymi w podlinkowanych politykach. W przypadku Cloudflare odpowiednie zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule umowne dla transferów wymagających takich zabezpieczeń, opisuje umowa powierzenia Cloudflare. Regulamin powierzenia Fakturowni dopuszcza transfery wyłącznie na warunkach rozdziału V RODO; udział dalszych dostawców zależy od faktycznie używanych funkcji i integracji. O informacje o zabezpieczeniach i ich kopię w zakresie dotyczącym Twoich danych możesz poprosić administratora na adres wskazany w pkt 1.

6. Okresy przechowywania

• Pliki do produkcji: co do zasady do 90 dni od zakończenia zlecenia. Pliki opracowane lub zmodyfikowane przez Gildię na Twoje polecenie: do roku od zakończenia zlecenia lub ostatniego wznowienia. Pliki z zapytań bez zamówienia: do 30 dni od przesłania. Szczegóły wcześniejszego usunięcia, archiwum i migawek opisuje Polityka przechowywania powierzonych plików.
• Faktury i dokumentacja podatkowa: przez okres wymagany prawem, co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zwykle wynosi on 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; przepisy przewidują sytuacje wydłużające ten czas. Dla faktur objętych KSeF odrębny ustawowy okres przechowywania w tym systemie wynosi 10 lat od końca roku wystawienia.
• Dokumentacja zlecenia, korespondencja, zapis akceptacji i PDF potwierdzenia: przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie tylko w niezbędnym zakresie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. Zwykle nie dłużej niż 6 lat, z uwzględnieniem ustawowych zasad liczenia terminów; spór lub szczególny obowiązek prawny może uzasadniać dłuższe zachowanie wybranych dokumentów. Ten okres nie dotyczy automatycznie wszystkich plików produkcyjnych.
• Techniczne identyfikatory ograniczania nadużyć w aplikacji uploadu: do 25 godzin. Historyczne pełne IP zapisane przy akceptacjach w poprzedniej wersji, jeśli występują, są usuwane z tych zapisów najpóźniej po 90 dniach od zapisu. Nowe akceptacje nie zawierają pełnego IP.
• Dane przetwarzane przez dostawcę jako odrębnego administratora: zgodnie z jego polityką prywatności. Okresy techniczne naszej aplikacji nie wyznaczają retencji wszystkich usług zewnętrznych.

7. Jak zabezpieczamy dane

Stosujemy szyfrowanie połączeń HTTPS, kontrolę dostępu do plików i ograniczenie uprawnień do osób obsługujących sprawę. Konta administracyjne Gildii oraz konto używane w Fakturowni są objęte weryfikacją dwuetapową. Formularz ma ograniczenia typów i rozmiaru plików, sprawdzanie przesyłanych materiałów oraz zabezpieczenia przed automatycznymi nadużyciami. Stosujemy kopie bezpieczeństwa i chronione migawki, aby ograniczać skutki awarii.

Według oficjalnych informacji Fakturowni dostawca szyfruje dostęp do konta, tworzy codzienne kopie zapasowe i deklaruje certyfikację ISO 27001 w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji. Udostępnia też funkcje kontroli dostępu i sesji. Są to informacje dostawcy, a nie gwarancja braku incydentów. Nasze włączenie 2FA ogranicza ryzyko nieuprawnionego logowania, lecz nie usuwa wszystkich zagrożeń. Aktualne informacje: bezpieczeństwo Fakturowni.

W razie naruszenia oceniamy jego skutki, podejmujemy działania ograniczające ryzyko oraz wykonujemy obowiązki zgłoszenia organowi i zawiadomienia osób, jeżeli wymagają tego przepisy. Podejrzenie nieprawidłowego użycia Twoich danych zgłoś na kontakt@gildiadrukarzy.pl.

8. Twoje prawa

Na warunkach przewidzianych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia obejmuje dane przetwarzane automatycznie na podstawie umowy lub zgody, w zakresie ustawowym. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na wcześniejszą zgodność z prawem.

Na żądanie odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania. Jeżeli sprawa jest złożona lub otrzymamy wiele żądań, termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące; o przyczynie poinformujemy w pierwszym miesiącu. Usunięcie nie obejmuje danych, które muszą pozostać ze względu na obowiązek prawny lub niezbędną ochronę roszczeń. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

9. Dane w powierzonych materiałach

Jeżeli przetwarzamy dane osób trzecich wyłącznie na polecenie klienta, np. przy druku personalizowanym, klient pozostaje administratorem tych danych, a naszą rolę i obowiązki określa odpowiednia umowa powierzenia. Sam checkbox uploadu nie zastępuje takiej umowy. W sprawach dotyczących tych danych współpracujemy z właściwym administratorem.

10. Ustawienia strony i usługi zewnętrzne

Nie korzystamy z Google Analytics, Meta Pixel, newslettera ani innych narzędzi marketingowych. Nie używamy przesłanych materiałów do reklamy ani trenowania modeli AI. Formularz może zapamiętywać wybór języka; mechanizmy techniczne i zabezpieczające służą działaniu usługi. Szczegóły przetwarzania po przejściu do mediów społecznościowych lub zewnętrznych serwisów opisują ich dostawcy. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływających wyłącznie automatycznie. Ochrona formularza może automatycznie odrzucić podejrzany plik lub próbę przesłania; w takim przypadku skontaktuj się z nami, aby wyjaśnić sytuację.